For ansatte

Denne erklæringen informerer deg om hvordan FIH behandler personopplysningene om deg som ansatt.

Når du er ansatt på FIH vil vi behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig

Rektor er på vegne av Fjellhaug Internasjonale Høgskole behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.  Ansvaret for personopplysninger som vedrører ansatte er delegert til administrasjonssjefen. For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte administrasjonssjefen.

Definisjoner

En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en fysisk person. For eksempel: navn, alder, e-post adresse, postadresse, IP-adresse, bilnummer, bilder, lønn og opplysninger om atferdsmønster.

En sensitiv personopplysning er opplysninger om en persons helse, religiøs tilknytning, politisk tilknytning, seksuell legning eller et fagforeningsmedlemskap.

Formål med behandlingen

Vi behandler dine personopplysninger for å kunne gjennomføre våre forpliktelser i henhold til ansettelsesavtalen. Det gjelder blant annet utforming av arbeidsavtaler, utbetaling av lønn, rapportering til Kunnskapsdepartementet (KD) og andre offentlige etater (NAV og AA-registeret), følge opp sykefravær og ha mulighet for å kommunisere med deg som ansatt.

Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen

Dine personopplysninger benyttes for å oppfylle ansettelsesavtalen og rettslige forpliktelser pålagt av offentlige myndigheter. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel 6(1)(b) og artikkel 6(1)(c).

Der du har samtykket til bruk av bilde eller andre personopplysninger er grunnlaget for behandlingen personvernforordningens artikkel 6(1)(a). Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til slik bruk.

Personopplysninger som lagres, hvor de innhentes fra og hvordan de behandles

Vi lagrer følgende personopplysninger om våre ansatte;

Personopplysninger du har avgitt i forbindelse med ansettelsesforholdet ditt hos oss: Navn, fødsels- og personnummer, adresse, telefonnummer og epostadresse.

Før du ble ansatt samlet vi inn: CV, attester, andre dokumenter og personopplysninger som er nødvendige for å inngå arbeidsavtalen.

Underveis registrerer vi: Stillings- og lønnsopplysninger, utdanning, tjenesteansiennitet og kontaktinformasjon til nærmeste pårørende.

Informasjonen innhentes fra deg, skattemyndighetene, NAV og andre relevante instanser.

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på skolens nettsider. Hvis det er aktuelt ber vi om samtykke til å bruke ditt bilde for publisering av ansattprofil på intranett, på offisiell nettside, eller i annen reklame/markedsføring.

Som ansatt legger du igjen elektroniske spor som lagres. Det gjelder: bruk av nøkkelbrikke/adgang til bygninger og digitale løsninger, f eks e-post, kalender, Canvas.

FIH benytter ikke opplysningene til overvåking av den ansatte. Tilgangene til disse opplysningene er sterkt regulert og kan kun benyttes ved særskilt behov, som for eksempel ved innbrudd, tyveri og andre alvorlige lovbrudd.

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter arbeidsavtalen utleveres nødvendige opplysninger til våre samarbeidspartnere. Det gjelder:

IKT leverandør: Intility AS, orgnr. 981 967 070

Lønns- og fraværsopplysninger: KNIF Regnskap AS, orgnr. 974 476 495

Pensjonsleverandør: DnB, via Norsk Luthersk Misjonssamband (NLM), orgnr 999 063 756. FIHs pensjonsavtale administreres av NLM.

Forsikringer: KNIF Trygghet AS, orgnr. 991 206 825

Lagringstid og sletting av personopplysninger

Opplysninger vi samler inn i forbindelse med ansettelsesforholdet vil lagres så lenge det er nødvendig for det formål de ble samlet inn for. Noen personopplysninger slettes etter følgende tidsperiode:

Når du slutter på høgskolen blir personalmappen din gjennomgått og unødvendig informasjon slettes etter seks måneder. Høgskolen vil fortsatt lagre historiske opplysninger som for eksempel hvem som har jobbet i virksomheten, hvor lenge og hvilken stilling de hadde.

Disiplinærvedtak, suspensjon, advarsler og ordens straff slettes etter 5 år med mindre særlige nye forhold (f.eks nye advarsler eller annet mislighold), taler for at det må bevares lenger.

Din brukerkonto, e-postkonto og private områder på høgskolens it-systemer slettes etter 3 måneder fra din eventuelle fratreden dersom ikke noe annet er avtalt.

Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav.

Personopplysninger vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker tilbake samtykket, eller når ansettelsesforholdet avsluttes dersom det ikke foreligger annet grunnlag for å lagre opplysningene.

Rettigheter for den registrerte

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger. For mer informasjon om dine rettigheter se Datatilsynets regelverk

For å utøve dine rettigheter må du kontakte behandlingsansvarlig, se kontaktinformasjon nederst.

Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

Informasjonssikkerhet

Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av avgitte opplysninger. For mer informasjon om FIHs informasjonssikkerhet se __________________________.

Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sende skriftlig til følgende adresser:

fthoresen@fjellhaug.no (rektor)

iaarseth@fjellhaug.no (administrasjonssjef)