Personvernerklæring for søkere, studenter, og tidligere studenter ved Fjellhaug Internasjonale Høgskole (FIH)

Informasjon om hvordan FIH behandler personopplysningene dine når du har søkt opptak, mens du er student og etter endte studier.

Hva er en personvernerklæring?

Personvernerklæringen beskriver hvordan FIH håndterer personopplysningene til deg som er søker, student eller tidligere student. Den er utarbeidet i tråd med EUs personvernforordning EU 2016/679, General Data Protection Regulation (GDPR). Personvernerklæringen inneholder informasjon om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har, og hvem du kan kontakte om personopplysningene dine.

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jfr. GDPR art. 4 nr. 1.

Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning, er om opplysningene direkte eller indirekte kan identifisere en konkret person eller kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar person. Opplysninger som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning.

Navn, bilde, kontaktinformasjon, undervisnings- og vurderingsmeldinger og eksamensresultater og oppnådde grader er eksempler på personopplysninger som FIH registrerer om deg og behandler.

Kort om det studieadministrative systemet (Felles studentsystem/FS)

FS er et studieadministrativt system utviklet for universiteter og høgskoler. Når du søker om opptak og studerer ved FIH vil dine personopplysninger bli registrert, behandlet og lagret i FS.

En rekke applikasjoner er knyttet til det studieadministrative systemet FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter.

Formålet med, og rettslig grunnlag for, behandling av personopplysninger

Formål

Formålet med behandlingen av personopplysningene er å ivareta dine rettigheter som søker og student ved FIH og å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven. For eksempel er behandling av dine personopplysninger nødvendig for at FIH kan behandle søknad om opptak, utføre nødvendig administrasjon av studiene dine, og dokumentere utdanningsresultatene dine.

Rettslig grunnlag

Behandlingen hjemles i GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e og nr. 3 bokstav b og i universitets- og høyskoleloven §§ 4-15 og 4-16. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen skjer også for at institusjonen skal kunne ivareta dine interesser som student på en best mulig måte. I enkelte tilfeller supplerer FIH det rettslige grunnlaget med samtykkeerklæringer for valgfrie og ikke lovpålagte tjenester som innebærer behandling av personopplysninger.

Hvilke personopplysninger blir behandlet i FS?

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i FS: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, foto), søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant), semesterregistreringsinfo, fakturainformasjon og informasjon om studier og kurs. Dersom det er relevant blir også informasjon om sanksjoner så som karantene og utestenging behandlet i FS.

Personopplysningene dine hentes fra:

  1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
  1. Deg selv via Søknadsweb
  1. Deg selv via Studentweb
  1. Nasjonal vitnemålsdatabase
  1. Andre universiteter/høgskoler
  1. Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR)
  1. Saksbehandlere ved FIH
  1. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
  1. Lånekassen
  1. Digitale eksamenssystem
  1. Fagpersonweb
  1. FIHs økonomisystem (Visma)

Frivillilge registreringer av personopplysninger:

  1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak (SO). Personvernerklæring for SO.
  1. Deg selv via SøknadsWeb. Personvernerklæring for SøknadsWeb.
  1. Deg selv via StudentWeb

Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb og Studentweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine. I Søkerportalen til Samordna opptak og Søknadsweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier og laste opp dokumenter. I Studentweb kan du blant annet registrere og se informasjon om studieløpet ditt, inkludert informasjon om plass på undervisning, eksamensmeldinger og resultater. Disse opplysningene kan være nødvendige for du skal kunne studere ved FIH og dokumentere utdanningen din i etterkant.

Registreringer som gjøres uten ditt samtykke

  1. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)

Hvis du søker om opptak til FIH via Søknadsweb, kan FIH hente inn personopplysninger fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Vi henter navnet ditt, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer. Personvernerklæring for NVB.

  1. Andre universiteter og høgskoler

FIH kan innhente resultater fra alle læresteder i Norge som bruker FS, det vil si nesten alle læresteder unntatt BI og HLT. Dette gjøres for eksempel dersom du søker om innpass av emner avlagt ved andre læresteder eller i forbindelse med at du søker om opptak til studier ved FIH. Hvis du har oppnådd resultater ved et universitet/høgskole utenfor Norge, som deltar i EMREX-samarbeidet, kan du selv ta med deg resultatene dine tilbake til FIH. Dette kan du gjøre via Søknadsweb og Studentweb.

  1. Register over utestengte studenter (RUST)

Hvis en norsk utdanningsinstitusjon har fattet vedtak om sanksjon(er) mot deg, som også gir virkning for ditt søker-/studentforhold ved andre norske utdanningsinstitusjoner (med hjemmel i universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3)), vil FIH gjennom RUST motta personopplysninger om deg. Kun utvalgte personer ved FIH vil få tilgang til personopplysningene. Se også personvernerklæringen for RUST.

  1. Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR)

FS, inklusive Søknadsweb og Studentweb, kan hente inn den private e-postadressen din og mobilnummeret ditt fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR). Hvis du ikke ønsker at FIH skal kunne hente inn kontaktinformasjonen din fra Kontakt- og reservasjonsregisteret, kan du reservere deg fra dette i KORR. Du finner mer informasjon på nettsidene til Direktoratet for forvaltning og ikt (difi).

Registreringer som gjøres uten ditt samtykke

  1. Saksbehandlere ved FIH

I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved FIH registrerer opplysninger om deg tilknyttet dine studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for, og klage på, sensur, registreringer knyttet til fullføring av studier.

  1. Det sentrale folkeregister (Folkeregisteret)

For at navnet ditt skal være riktig registrert i FS henter vi inn navnet ditt fra Folkeregisteret med jevne mellomrom. Vi henter også inn din folkeregisterregistrerte adresse.

  1. Lånekassen

Lånekassen henter personopplysninger om deg fra FS dersom du har et kundeforhold til Lånekassen. Lånekassen får opplysninger om hvorvidt du er student i aktuelt semester og opplysninger om eksamen er avlagt, antall studiepoeng oppnådd, og godkjennings-/innpassingssaker.

  1. Digitale eksamenssystem

Sensur og begrunnelse for sensur kan bli registrert på deg i eksamenssystemene av faglærere og sensorer og deretter sendt til FS.

  1. Fagpersonweb

På samme måte som for digitale eksamenssystem, kan også sensur og begrunnelse for sensur bli registrert på deg i Fagpersonweb. Fagpersonweb er en nettapplikasjon som benyttes av faglærere og sensorer. I tillegg til sensur og begrunnelse, kan også oppmøteregistrering på undervisning gjøres i Fagpersonweb. Personinformasjon om deg som registreres i Fagpersonweb blir sendt til FS.

  1. FIHs økonomisystem (Visma)

Ved FIH behandles betaling av semester- og studieavgift og eventuelt andre avgifter eller fakturaer i Visma . [MS1]

I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling

Når du søker om opptak til eller er student ved FIH, vil en rekke prosesser i forbindelse med opptaket og studieløpet ditt utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder:

  • vurdering av om du er kvalifisert for opptak
  • poengberegning ved opptak
  • tildeling av studieplass
  • beregning av hvem som får melde seg opp til hvilke emner via Studentweb
  • oppmelding til undervisning og eksamen og tildeling av plass i emner med begrenset kapasitet
  • beregning av samlet karakter for emner med eksamensdeler
  • kontroll av utdanningsplanen
  • oppretting av fakturaer
  • søknad om utveksling
  • når du fullfører et studium; beregning av fullført kvalifikasjon
  • inndragning av studierett ved for lav studieprogresjon

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

I utgangspunktet lagres alle dine personopplysninger i Felles studentsystem (FS) til evig tid.

Det finnes noen unntak:

  • Dokumenter for søkere som søker gjennom Samordna opptak, og som ikke får studieplass, slettes når opptaket ferdigstilles.
  • Personopplysninger knyttet til handlinger du utfører i Studentweb, inklusive IP-adresse og eksempelvis om du melder deg til eller trekker deg fra eksamen, lagres i 365 dager før de slettes.
  • Personopplysninger knyttet til sanksjoner jf. universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3) slettes automatisk fra FS seks måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt.
  • Hvis FIH mottar informasjon om at du er død, vil vi slette din kontaktinformasjon. Eventuelle søknader om opptak, oppmeldinger til undervisning, kurs og eksamen m.m. vil bli trukket.

Vi overfører personopplysninger til databehandlere

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

FIH kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

1) Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning

FS utvikles av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.

2) Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), ved Universitetet i Oslo (UiO)

FS driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.

3) Studentsamskipnaden i Oslo

Hvis du har betalt semesteravgift i inneværende termin, eller fått tildelt en studierett de siste to månedene, kan studentsamskipnadene i Norge hente ut personopplysninger om deg fra Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Dette for at de skal vite at du er student og at du har rett på studentmoderasjon på studentsamskipnadenes tjenester. Studentsamskipnaden kan hente ut ditt fødselsnummer (11 siffer), ditt navn, når du sist betalte semesteravgift og ID-en til studentkortet ditt.

4) Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)

Hvis du kommer til Norge for å studere, og ikke er registrert i Folkeregisteret ennå, vil AHO søke Samordna opptak om at du får et foreløpig fødselsnummer (S-nummer). Samordna opptak sjekker med Folkeregisteret at du ikke allerede finnes i Folkeregisteret, før du får et S-nummer.

5) Utlendingsdirektoratet

Hvis du ikke er registrert med permanent oppholdstillatelse i Norge, utarbeider UiO en rapport om deg vedrørende studieprogresjon og deltidsarbeidstillatelse. Rapporten får du i papir fra UiO, og så gir du den selv til Utlendingsdirektoratet (UDI). Les mer på UDIs regelverk.

6) Lånekassa

Hvis du er kunde hos Lånekassa vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa så snart det er registrert at du er student. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.
Hvis du har avlagt en eksamen, og/eller fått forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning eller utenlandsopphold, vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter).
Vi overfører dine personopplysninger til Lånekassa for at du skal slippe å dokumentere studentstatus og avlagt utdanning.

7) Brukeradministrative system

For at du skal få en IT-konto ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, og tilgang til våre IT-tjenester, må dine personopplysninger registreres i et brukeradministrativt system som heter AHO-BAS (FIM.) I den anledning henter vi personopplysninger og studieinformasjon fra FS til AHO-BAS. Se også pkt 16 under hovedpunkt 5 for mer detaljer.

8) Moodle (digital læringsmiljøsystem)

Ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo benyttes Moodle i undervisningssammenheng, og noen ganger også eksamen. Dette betyr at IKT-avd ved AHO (og firma E-faktor (fra 1.jan 2019)) som utvikler og drifter Moodle for AHO, vil ha tilgang til navnet ditt, brukernavnet ditt, mobilnummeret ditt, din AHO mailadresse og hvilke kurs den enkelte student deltar i. Du kan også laste opp bilde av deg selv om du ønsker. Første gang du tar i bruk Moodle må du gi ditt samtykke til at persondata lagres.

9) Adgangskort / adgangskontroll

Opplysninger om deg vil bli registrert i AHOs adgangskontrollsystem for at du skal få tilgang til AHOs bygg og rom under studiene dine, ved hjelp av adgangskortet. Studenter som ønsker adgangskort, blir fotografert av driftsavdelingen. Bildet på aktive adgangskort lagres i FS og vil være det samme bildet som overføres til mobilappen Studentbevis, for studenter som velger å ta den i bruk (gitt samtykke).
Systemet /tjenesten henter og benytter informasjon om studentnummer, fornavn, etternavn, bilde, brukerkategori (ansatt/student).

10) Agresso (Leverandør av økonomisystem)

Ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo behandles betaling av semesteravgift i Agresso. Ingen personopplysninger lagres i Agresso. Oversikt over innbetalinger ligger i FS.

11) Computas (leverandør av Studentbevis-appen)

Hvis du er student ved AHO, har registrert deg for semesteret og har betalt semesteravgiften, kan du laste ned appen Studentbevis. Med appen kan du dokumentere at du er student. Personopplysningene dine sendes kun til appen dersom du logger deg på i appen med ditt AHO-brukernavn og passord (Feide). Studentbevis-appen viser navnet ditt, studiested, og om du har betalt semesteravgift og semesterregistrert deg det inneværende semesteret. Det er du som selv laster ned appen og logger deg på, og du styrer selv hvem det digitale studentbeviset vises til.
Det er frivillig å ta i bruk appen.

12) Public 360 (arkivsystem)

Dersom du har en søknads- og/eller vedtaksprosess ved UiO, vil dette være registrert i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem som heter Public 360

13) Andre universiteter og høgskoler

Søknad om opptak gjennom Samordna opptak
Når du søker om opptak til Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo gjennom Samordna opptak vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Hvis du har søkt om opptak til et eller flere andre universiteter/høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.

Samtykke til resultatutveksling
Hvis du har oppnådd resultater på vurderinger og grader fra et universitet/høgskole og ønsker å benytte disse resultatene i forbindelse med søknad om opptak ved et annet norsk universitet/høgskole, kan du samtykke til resultatutveksling. Så snart samtykke er gitt, kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universitet/høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS. Se gjerne personvernerklæringen for GAUS.

Ved vedtak om sanksjoner ifm atferd
I tilfeller hvor det er registrert at Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til et annet norsk universitet/høyskole, vil personopplysningene dine bli sendt til dette universitetet/høyskolen. Noen få utvalgte personer ved denne institusjonen vil da få tilgang til dine personopplysninger. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

14) NOKUT- Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen

Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

15) BIBSYS

For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, og ta i bruk bibliotektjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS. Dette skjer kun når du er semesterregistrert og har betalt semesteravgift.

16) Statistisk sentralbyrå (SSB)

Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til

  • din semesterregistrering
  • ditt/dine avlagte eksamensresultat(er)
  • ditt/dine fullførte studieprogram
  • din/dine oppnådd(e) kvalifikasjon(er) som er vitnemålsgivende
  • deg og din studierett på et doktorgradsprogram

17) NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH)

Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til

  • din søknad om opptak til studier
  • din semesterregistrering, betalte semesteravgift og oppmelding(er) emne(r)
  • dine avlagte eksamener
  • din(e) oppnådd(e) kvalifikasjon(er)
  • din(e) utveksling(er)
  • om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
  • deg og ditt doktorgradsprogram

18) NIFU- Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning

Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad), og din doktorgrad.

  1. Kong Arthur Produkter AS Henter ut person- og studieinformasjon for overføring til andre studierelaterte IT-systemer som FEIDE

9.1. Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning - leverandør og utvikler av FS

Ansatte ved Unit som har behov for det i sitt arbeid, vil ha tilgang til dine personopplysninger, for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i FS.

9.2. Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus (SiO)

Hvis du har betalt semesteravgift inneværende semester, eller fått tildelt en studierett de siste to månedene, kan SiO hente ut personopplysninger om deg fra UiO. Dette for at de skal vite at du er student og at du har rett på studentmoderasjon på studentsamskipnadenes tjenester. Studentsamskipnaden kan hente ut fødselsnummeret ditt (11 siffer), navnet ditt, når du sist betalte semesteravgift og ID-en til studentkortet ditt.

9.3. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)

Hvis du kommer til Norge for å studere, og ikke er registrert i Folkeregisteret ennå, vil UiO søke Samordna opptak om at du får et foreløpig fødselsnummer (S-nummer). Samordna opptak sjekker med Folkeregisteret at du ikke allerede finnes i Folkeregisteret, før du får et S-nummer.

9.4. Utlendingsdirektoratet (UDI)

Hvis du ikke er registrert med permanent oppholdstillatelse i Norge, utarbeider UiO en rapport om deg vedrørende studieprogresjon og deltidsarbeidstillatelse. Rapporten får du i papir fra UiO, og så gir du den selv til Utlendingsdirektoratet (UDI). Les mer på UDIs regelverk.

9.5. Lånekassen

For at du skal slippe å dokumentere at du er student, at du har tatt eksamen og fått resultater fra delstudier i utlandet, får Lånekassen disse personopplysninger om deg direkte fra FS ved UiO. De får også opplysninger om fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.

9.6. Brukeradministrativt system

For at du skal få en IT-konto ved Universitetet i Oslo og tilgang til våre IT-tjenester, må personopplysningene registreres i et brukeradministrativt system, som på UiO heter Cerebrum. I den anledning sender vi personopplysninger som adresse, gruppetilhørigheter og informasjon om meldinger til undervisning og eksamen fra FS til Cerebrum.

9.7. Canvas (digitalt læringsmiljøsystem)

UiO benytter Canvas i undervisningssammenheng. Dette betyr at Instructure, som utvikler og drifter Canvas, vil ha tilgang til navnet ditt, brukernavnet ditt og UiO e-postadressen din.

9.8. Inspera og andre leverandører av digitale eksamenssystemer

  • Ved UiO benytter vi det digitale eksamenssystemet Inspera Assessment på en rekke eksamener. For at det skal være mulig for deg å gjennomføre digital eksamen, sender vi personopplysninger om deg til Inspera, som utvikler og drifter systemet Inspera Assessment. De vil ha tilgang til disse personopplysninger: Feide-id, kandidatnummer, andre eksamensdata fra FS, IP-adresse.
  • På profesjonsstudiet i medisin og på noen emner i klinisk ernæring ved Det medisinske fakultet brukes eksamenssystemet Questionmark Perception (QP).
  • Det matematisk-naturvitenskaplige fakultet benytter på noen emner oppgaveleveringsløsningen Devilry.
  • Det matematisk-naturvitenskaplige fakultet tilbyr digitale kurs i helse, miljø og sikkerhet (HMS) i systemet eHMS. Kursene tilbys studenter på UiO som har krav om HMS-opplæring i studieløpet.

9.9. Mine studier

Ved UiO vil du som student ha en persontilpasset kalender- og beskjedløsning. Løsningen henter opplysninger om hvilke program og emner du er registrert i fra FS.

9.10. UiOs adgangskontrollsystem

Opplysninger om deg vil bli registrert i universitetets adgangskontrollsystem for at du skal få tilgang til universitetets bygg og rom under studiene dine, ved hjelp av studiekortet. Studenter som ønsker studiekort, blir fotografert på SiOs kundesenter. Bildet på aktive studiekort lagres i FS og vil være det samme bildet som overføres til mobilappen Studentbevis, for studenter som velger å ta den i bruk.

Dersom du samtykker i Studentweb (på siden Min profil), kan bildet på studiekortet også vises til lærere på oversikter over studenter på emner og studieprogram og ved kontroll av oppmøte på undervisning.

9.11. Computas (leverandør av Studentbevis-appen)

Hvis du er student på UiO, har registrert deg for semesteret og har betalt semesteravgiften, kan du laste ned appen Studentbevis. Med appen kan du dokumentere at du er student. Personopplysningene dine sendes kun til appen dersom du logger deg på i appen med ditt UiO-brukernavn og passord (Feide). Studentbevis-appen viser navnet ditt, studiested, og om du har betalt semesteravgift og semesterregistrert deg det inneværende semesteret. Appen viser også bilde av deg som UiO ved SiO har tatt av deg for bruk til studentkort. Det er du som selv laster ned appen og logger deg på, og du styrer selv hvem det digitale studentbeviset vises til. Det er frivillig å ta i bruk appen.

9.12. ePhorte (arkivsystem)

Dersom du har en søknads- og/eller vedtaksprosess ved UiO, vil dette være registrert i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem som heter ePhorte.

UiO bruker robotiserte løsninger for å automatisere saksflyten ved klage på karakter og klage på formelle feil ved eksamen.

9.13. Andre universiteter og høgskoler

  • Søknad om opptak gjennom Samordna opptak

Når du søker om opptak til UiO gjennom Samordna opptak, vil søknaden din i de fleste tilfeller bli behandlet av UiO. Hvis du har søkt om opptak til ett eller flere andre universiteter eller høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.

  • Resultatutveksling

Hvis du har oppnådd resultater på emner og har oppnådd grader fra et universitet eller høgskole, og kan UiO hente inn benytte disse resultatene i forbindelse med søknad om opptak ved et annet norsk universitet/høgskole. En saksbehandler kan hente inn alle resultatene dine fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI.

  • Godkjenning av utenlandsk utdanning (GAUS)

Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universiteter og høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

  • Ved vedtak om sanksjoner i forbindelse med atferd (RUST)

I tilfeller hvor det er registrert at Universitetet i Oslo har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til, eller ønsker å avlegge eksamen, ved et norsk universitet eller høgskole, vil utvalgte personer ved denne institusjonen få tilgang til personopplysningene dine. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se også personvernerklæring for RUST.

9.14. NOKUT- Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen

  • Godkjenning av utenlandske studier

Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

  • Studiebarometeret

Studiebarometeret gjennomføres årlig for gi informasjon til høyskoler/universiteter, studenter og andre om studentenes syn på studiekvaliteten. Resultatene gir institusjonene mulighet til å gjøre forbedringer, og de brukes også til forskning på utdanningskvalitet. Undersøkelsen utføres av NOKUT på oppdrag fra Kunnskapsdepartementet.

9.15. BIBSYS/leverandør av biblioteksystem

For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved UiO og ta i bruk bibliotekstjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS. Dette skjer kun når du er registrert aktuelt semester og har betalt semesteravgiften.

9.16. Norsk senter for forskningsdata (NSD) og Database for høyere utdanning (DBH)

UiO sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til

  • din søknad om opptak til studier
  • din registrering for aktuelt semester, betalt semesteravgift og melding(er) til emne(r)
  • dine avlagte eksamener
  • din(e) oppnådd(e) grader
  • din(e) opphold på utveksling(er)
  • om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
  • deg og ditt doktorgradsprogram.

9.17. Statistisk sentralbyrå (SSB)

UiO sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Forsendelsen går via DBH. Dette er personopplysninger som er relatert til

  • din registrering og betaling for semesteret
  • dine eksamensresultat(er)
  • dine fullførte studieprogram
  • dine oppnådde grader
  • deg og ditt opptak på et doktorgradsprogram.

9.18. Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning (NIFU)

UiO sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad), og din doktorgrad. Forsendelsen går via DBH.

9.19. Helsedirektoratet

Hvis du har fullført et studium som kan gi autorisasjon eller lisens etter helsepersonelloven, sender UiO personopplysninger om deg til Helsedirektoratet/Helsepersonellregisteret (HPR). Opplysningene inneholder navnet ditt, fødselsnummer (11 siffer), opplysninger om studieprogrammet og om graden du har oppnådd. På den måten slipper du selv å søke om autorisasjon når du har fullført et slikt studium.

9.20. Forsvaret

Forsvaret ber hvert år om og får utlevert navnelister over studenter som er tatt opp på profesjonsstudier på UiO, samt navnelister over hvem UiO forventer at vil fullføre disse studiene.

9.21. UNINETT AS

Det er mulig å logge inn i Søknadsweb og Studentweb med innloggingsløsningen Feide (Felles Elektronisk IDEntitet i utdanningssektoren i Norge). Feide utvikles og leveres av UNINETT AS. Ansatte ved UNINETT AS, som har behov for det i sin jobb, vil ha tilgang til ditt FEIDE-navn og IP-adresse. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten. Etter seks måneder slettes personopplysningene dine hos Feide.

9.22. Direktoratet for forvaltning og ikt (Difi)

Det er mulig å logge inn i Søknadsweb og Studentweb med innloggingsløsningene MinID, BankID, Buypass og Commfides via ID-porten. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i ID-porten, samt opplysninger som benyttes for å administrere MinID. Hvis du logger inn med ID-porten, kan ansatte i brukerstøtte og forvaltning hos Difi ved behov se ditt fødselsnummer og kontaktinformasjon samt tidsavgrenset innloggingshistorikk. Behovet oppstår når Difi må yte hjelp til brukere eller ved feilsøking/-retting av tjenesten.

Leverandørene av de elektroniske ID-ene (BankID, Buypass og Commfides) er behandlingsansvarlige for personopplysninger som er nødvendig for å administrere sine innloggingsløsninger.

9.23. Utlevering av personopplysninger etter offentleglova

I tilfeller hvor UiO mottar begjæringer om innsyn i henhold til bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ikke kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at UiO sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen.

9.24. Studentevalueringer i kvalitetssystemet for utdanningsvirksomheten

UiOs studenter blir jevnlig spurt om å delta i evalueringer av studieprogram og emner som ledd i kvalitetssystemet for utdanningsvirksomheten. Kvalitetssystemet skal sikre jevnlige vurderinger av kvalitet og forbedringstiltak både i enkeltutdanninger og i utdannings­virksomheten som helhet.

Utlevering av personopplysninger på rettslig grunnlag

UiT Norges aktiske universitet leverer ut dine personopplysninger til de som med hjemmel i lov eller forskrifter krever det.
Dine personopplysninger blir normalt ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

1) Norges arktiske studentsamskipnad
2) Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
3) Lånekassa
4) NOKUT - Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
5) Statistisk sentralbyrå (SSB)
6) NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for statistikk om høgre utdanning (DBH)
7) NIFU - Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
8) Helsedirektoratet
9) Andre parter som etter offentleglova har krav på innsyn i dine personopplysninger
10) Andre offentlige etater som har rettslig grunnlag for å innhente personopplysninger
11) Avtaleinstitusjoner

1) Norges arktiske studentsamskipnad
Hvis du har betalt semesteravgift i inneværende termin, eller fått tildelt en studierett de siste to månedene, kan studentsamskipnadene i Norge hente ut personopplysninger om deg fra UiT Norges arktiske universitet. Dette for at de skal vite at du er student og at du har rett på studentmoderasjon på studentsamskipnadenes tjenester. Studentsamskipnaden kan hente ut ditt fødselsnummer (11 siffer), ditt navn, når du sist betalte semesteravgift og ID-en til studentkortet ditt.

2) Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
UiT Norges arktiske universitet sender følgende personopplysninger om deg til Folkeregisteret: navn, fødselsnummer (11 siffer) og adresse. Dette gjør vi 2 ganger i året for å sikre at personopplysningene dine er oppdaterte.

3) Lånekassa
Hvis du er kunde hos Lånekassa vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa så snart det er registrert at du er student. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.
Hvis du har avlagt en eksamen, og/eller fått forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning eller utenlandsopphold, vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter).
Vi overfører dine personopplysninger til Lånekassa for at du skal slippe å dokumentere studentstatus og avlagt utdanning.

4) NOKUT- Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
-Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

5) Statistisk sentralbyrå (SSB)
UiT Norges arktiske universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til
• din semesterregistrering
• ditt/dine avlagte eksamensresultat(er)
• ditt/dine fullførte studieprogram
• din/dine oppnådd(e) kvalifikasjon(er) som er vitnemålsgivende
• deg og din studierett på et doktorgradsprogram

6) NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH)
UiT Norges arktiske universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til
• din søknad om opptak til studier
• din semesterregistrering, betalte semesteravgift og oppmelding(er) emne(r)
• dine avlagte eksamener
• din(e) oppnådd(e) kvalifikasjon(er)
• din(e) utveksling(er)
• om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
• deg og ditt doktorgradsprogram

7) NIFU- Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
UiT Norges arktiske universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad), og din doktorgrad.

8) Helsedirektoratet
Hvis du har fullført et studium, som kan gi autorisasjon eller lisens etter helsepersonelloven eller dyrehelsepersonelloven, vil UiT Norges arktiske universitet sende personopplysninger om deg til Helsedirektoratet/Helsepersonellregisteret (HPR). Opplysningene inneholder ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), opplysninger om studieprogrammet og om kvalifikasjonen du har oppnådd. På den måten slipper du å selv søke om autorisasjon når du fullfører et slikt studium.

9) Utlevering av personopplysninger etter offentleglova
I tilfeller hvor UiT Norges arktiske universitet mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at UiT Norges arktiske universitet gir innsyn i personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen.

10) Andre offentlige etater som har rettslig grunnlag for å innhente personopplysninger
For eksempel har NAV, UDI, Vernepliktstjenesten og Politi egne hjemler for innhenting av personopplysninger. I forbindelse med klagesaker vil opplysninger bli sendt til klageinstans etter forvaltningslovens regler.

11) Avtaleinstitusjoner
UiT kan utlevere personopplysninger til utdanningsinstitusjoner som universitetet har avtaler med ifbm studentutveksling. Dette kan gjelde institusjoner både innenfor og utenfor EU/EØS. Det rettslige grunnlaget er avtale mellom institusjonene og samtykkeerklæring fra student.

Sikkerhet rundt personopplysningene dine

FIH gjennomfører jevnlig (hvert andre år) risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i FS. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Alle registreringer logges.

Rettighetene dine

Rett til informasjon og innsyn

Du har krav på å få informasjon om hvordan Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering

Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

Rett til å begrense behandlingen

I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett til sletting

I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse

Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen

Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 11.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.

Kontakt

Behandlingsansvarlig

Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Felles studentsystem, jf. GDPR art. 4 nr. 7.
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 10 ovenfor, kan du ta kontakt på behandlingsansvarlig@aho.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud

Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo kan nås via e-post: personvernombud@aho.no

Tjenesteleverandør (databehandler)

Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og er tjenesteleverandør av FS. Det vil si at Unit utvikler og forvalter FS og at Unit har det daglige ansvaret for driften av FS. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved Unit tilgang til alle personopplysninger som er registrert i FS, og med det også personopplysninger som sendes til og fra FS.

Kontaktinformasjon til Unit: fs-sekretariat@fsat.no

[MS1]Agresso lagrer ikke persondata for studenter, men mottar kun oversikt fra FS over innbetalte beløp. Dette benyttes til å avstemme regnskapet.